On the phone at the office

On the phone at the office (English exercise n°37260 - Please quote this number when contacting us)

Other English exercises on the same topic

On the phone at the office
Conversation téléphonique au bureau

RECEVOIR DES APPELS TÉLÉPHONIQUES / Receive calls

Pour répondre au téléphone de façon professionnelle au sein d'une entreprise, il y a 3 éléments essentiels à respecter :

Greet/Salutations

Good morning/Good afternoon/ Hello

Bonjour!

Identify company/Identifier la compagnie

Bell Company

Compagnie Bell

Offer Help/Offrir son aide

May I help you?/ How can I help you?

Puis-je vous aider?/Comment puis-je vous être utile?

A-   PRENDRE LE MESSAGE/Asking for name and number

Si la personne demandée au téléphone n'est pas présente, il faut prendre le message; c'est-à-dire le nom de la personne à rappeler, le nom de sa compagnie, son numéro de téléphone, et la raison de son appel.

Exemple;

I'm sorry, but she's not here right now. If you give me your name and number, I'll ask her to call you as soon as possible./ Je suis désolé mais elle n'est pas ici pour le moment. Si vous me donnez votre nom et votre numéro, je vais lui demander de vous rappeler aussitôt que possible.

I'm sorry but he's in a meeting now, if you give me your name and number, I'll ask him to call you back./Je suis désolé mais il est en réunion pour le moment, si vous me donnez votre nom et votre numéro, je lui demanderai de vous rappeler.

Would you like to leave a message? / Aimeriez-vous laisser un message?

*** Note: Il est important de ne pas faire d'erreur lorsque nous prenons un message. Il faut bien comprendre le nom de la personne qui appelle, son numéro de téléphone, le nom de l'entreprise et le but de son appel. Un truc, vous pouvez lui faire épeler son nom.

Exemple: Could you spell your name please?

B-TRANFÉRER UN APPEL/Transfer a call

Dans un bureau, nous devons fréquemment transférer les appels à d'autres personnes. Voici quelques phrases clés :

Just a moment please, I transfer your call to Mr. X – or someone who can help you / Un moment s'il-vous-plaît et je vous transfère à M. X – ou quelqu'un pouvant vous aider.

Just a moment please, I will connect you. / Un moment s'il-vous-plaît, je vous mets en ligne.

Just a minute, please, and I'll get him / Un moment s'il-vous-plaît, et je vous mets en ligne

Et si la ligne est occupée et que vous ne pouvez pas transférer l'appel tout de suite…

I'm sorry, but he is on another line now, Can you please hold? / Désolé mais il est en ligne pour l'instant, pouvez-vous patienter un moment je vous prie?

2- EFFECTUER UN APPEL TÉLÉPHONIQUE

A-   Demander de l'information/Requesting information

Could you give me some information about… / Pouvez-vous me donner des informations sur…

Could you tell me.. / Pouvez-vous me dire…

I'd like some information on – about…. / J'aimerais des informations sur – à propos…

B-    Prendre rendez-vous/Setting an appointment

- Expliquer le but de notre appel

I'm calling to… meet you to discuss your new product line…/ J'appelle afin de vous rencontrer et de discuter de votre nouvelle ligne de produits.

I'm calling about… giving you a tour of our factory. / J'appelle afin de vous offrir une visite de notre usine.

- Convenir du lieu et de la date

What (time, day, date) would be best for you? / Quel (heure, jour, date) vous conviendrait le mieux?

Where would you like to meet? / À quel endroit désireriez-vous qu'on se rencontre?

- Confirmer les détails du rendez-vous

So, I'll see you.. on Tuesday at 12 :30. / Alors je vous vois Mardi à 12: 30.

OK. We'll meet… next Friday at your office. / D'accord, nous nous verrons vendredi prochain à votre bureau.

English exercise "On the phone at the office" created by anonyme (02-03-2008) with The test builder
Click here to see the current stats of this English test

Click on one item. Then, choose UP or DOWN.